Rendez la documentation facilement accessible dans l'entreprise grâce à l'IA
L’information est capitale dans toute entreprise et son accessibilité doit être optimisée pour tous les collaborateurs. Plus qu’une simple règle, la possibilité d’accéder facilement, rapidement et à tout moment à la documentation est essentielle à la réussite de chacun. Il peut s’agir de documentation RH, informatique, technique, produit, marketing ou encore RGPD. L’IA permet de collecter, de centraliser et de partager l’information comme cela n’a jamais pu être fait auparavant. Les chatbots mettent à disposition immédiatement ces informations. En effet, ils fournissent toute la documentation dont les collaborateurs font la demande.
Les champs d’action du chatbot pour mettre la documentation à disposition
La circulation de l’information et l‘accessibilité de la documentation en interne aident le marketeur à ne pas répéter les mêmes erreurs que ses prédécesseurs. Cela aide le collaborateur à connaître la politique de l’entreprise en matière de formation par exemple. Cela permet également de résoudre un problème lié à sa connexion internet. Ou alors, cela sert à vérifier qu’une campagne d’emailing est bien aux normes établies par le RGPD. Aussi, il devient possible de suivre l’évolution de la conduite du changement au sein de son service.
En posant sa question directement au chatbot, le collaborateur reçoit une réponse instantanément. Le chatbot connaît en effet “par coeur” la documentation. Il connaît aussi bien la documentation liée aux domaines ressources humaines, marketing, support informatique et technique, produit, RGPD ou conduite du changement. Par une simple demande, toutes ces informations deviennent accessibles.
Plus qu’un simple transfert de l’information, le chatbot offre une aide personnalisée
Les chatbots sont capables de faire bien plus que de simplement transmettre la documentation de l’entreprise à qui la demande. En effet, sur la base de toute la documentation qu’ils “connaissent”, il leur est possible de répondre directement à la question du collaborateur en s’appropriant les éléments, et en les adaptant à la question posée et au demandeur.
Inutile d’envoyer les 189 pages de la politique RH de l’entreprise à celui qui ne cherche que sa politique d’évolution de carrière. Cela consommerait encore davantage de temps !
La personnalisation est donc centrale, ce qui simplifie d’autant plus l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Bien que tous les chatbots ne permettent pas de répondre avec une telle précision aux demandes qui lui sont faites, ils en sont de plus en plus capables. Dans tous les cas, même la redirection du demandeur vers la documentation de l’entreprise au bon endroit peut être très utile.
Un helpdesk personnalisé et documenté grâce à l’IA
Cette facilité d’accès à l’information rendue possible par les chatbots est particulièrement utile en matière de support. Les systèmes d’information des entreprises possèdent en général d’astronomiques quantités de documentations et de procédures concernant toute l’entreprise. Cette généralité s’applique surtout aux grands groupes mais, est également pertinente pour les startups, TPE et PME. Parfois mal, peu ou pas indexée, toute cette documentation est souvent méconnue des employés. Cela est problématique car des informations utiles y sont contenues et que tout collaborateur est amené à rechercher un jour ou l’autre à en avoir besoin. Elle est aussi souvent trop longue ou dispersée, à tel point que les collaborateurs préfèrent souvent s’adresser directement aux équipes du helpdesk.
Ces méthodes sont contraignantes et chronophages à la fois pour le demandeur et pour le support. Pour y remédier, les chatbots mettent à disposition cette documentation de manière extrêmement simple. Il devient alors plus avantageux pour toute l’entreprise que les collaborateurs s’adressent en priorité au chatbot plutôt qu’aux équipes support. Que de temps gagné (et d’informations rapidement trouvées) !
