Pourquoi utiliser un Chatbot RGPD ?
RGPD et parfois GDPR : les médias et les organisations n’ont que ces mots à la bouche depuis quelques mois. Le Règlement Général pour la Protection des Données ou General Data Protection Regulation est entré en vigueur fin mai 2018 et a fait grand bruit. L’ensemble des organisations publiques et privées collectant ou traitant des données personnelles de citoyens européens ont dû se mettre rapidement à niveau. Pour y parvenir, un chatbot RGPD est une bonne idée. Découvrez pourquoi dans cet article.
Comment se mettre à niveau pour respecter le RGPD ?
Le but de ces nouvelles règles étant de protéger les données personnelles et sensibles des individus, les entreprises, associations et organismes publics ont donc été obligés de se mettre en conformité. Beaucoup ont eu recours à un DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données).
Mais pour optimiser cette mise en conformité et respecter à la lettre l’ensemble des obligations tout en sensibilisant l’ensemble des collaborateurs, l’installation d’un chatbot RGPD est également très efficace. Toutes les structures n’y pensent pas forcément, soit par méconnaissance de la technologie, soit pour d’autres raisons. Toutefois, le chatbot peut rapidement devenir un allié de choix pour assister les collaborateurs humains dans le respect du RGPD.
Le DPO, le chatbot RGPD et la sensibilisation au niveau de toute l’organisation sont les 3 éléments capitaux de la mise aux normes. Ils se complètent efficacement, sans pour autant pouvoir se substituer les uns aux autres.
Démystifier, informer et guider en interne
Le premier objectif de tout chatbot professionnel est de fluidifier l’information à l’intérieur de l’organisation. En facilitant l’accès à l’information pour toutes et tous en interne, le chatbot RGPD accomplit donc différentes missions.
Source : Le Monde du Droit
La démystification du RGPD au plus grand nombre
Il démystifie d’abord le règlement, qui peut s’apparenter à une masse informe, complexe et dense. Fournir à chacun(e) un dossier de plusieurs dizaines de pages sur le sujet, très généraliste et peu assimilable, n’est pas une excellente idée. En plus d’effrayer le collaborateur, cela risque de le noyer sous une énorme quantité d’informations qui ne le concerne pas forcément. Egalement, en cas de question, ce qui est fréquemment le cas, il doit se tourner vers le DPO ou vers sa hiérarchie. Cela crée une sollicitation immense de ces interlocuteurs, qui ne sont pas en mesure de répondre à toutes les demandes.
A l’inverse, en s’adressant au chatbot RGPD, le collaborateur obtient une réponse claire, précise, automatique, personnalisée et instantanée. Il est également à même de mieux comprendre le contenu des règles car le chatbot ne fait pas que citer le texte : il le simplifie et l’adapte.
L’information fluide et en temps réelle : un gain de temps considérable
Le chabot répond aux questions sur le RGPD et fournit en temps réel les informations demandées. Le tout, sans déranger personne, bien entendu. Ainsi, le collaborateur peut obtenir les informations dont il a besoin au moment où il en a besoin. Le caractère instantané de la réactivité du chatbot est l’un de ses grands atouts : il est en permanence à disposition, 24h/24, 7j/7.
Ce gain de temps est absolument considérable pour le demandeur d’information comme pour le service censé lui répondre. Le premier peut immédiatement obtenir son information et se remettre au travail, le second est tout simplement libéré de cette tâche et peut se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
Source : newflux.fr
En bref, pourquoi devriez-vous utiliser un chatbot RGPD ?
1. Libérez du temps aux fonctions juridiques
Les fonctions juridiques de toute société ou organisation sont en permanence sollicitées sur de nombreux sujets de grande importance. Le RGPD en est un (et non des moindres) qui vient s’ajouter à leur fonctions habituelles. Pour leur permettre de se concentrer sur d’autres missions tout en bénéficiant des meilleures recommandations juridiques, pensez au chatbot.
2. Respectez les obligations du RGPD
Les sanctions prévues pour manquement au RGPD concernent surtout des obligations de moyens. Le chatbot vous aide efficacement en tant que moyen à part entière pour appliquer le RGPD. Au travers de ses fonctionnalités, il accompagne également tous les services de l’organisation pour se mettre ou rester en conformité. Avec son soutien, il devient facile de se mettre et de rester en totale conformité.
3. Acculturez vos équipes aux obligations de protection des données
Pour sensibiliser toute l’organisation au RGPD, il est important d’acculturer l’ensemble des équipes. Avec un chatbot, toutes leurs questions obtiendront une réponse pertinente en un instant.
Intégrable facilement en seulement une semaine, notre chatbot RGPD vous sera d’une aide précieuse pour respecter les nouvelles obligations de protection des données.
