Les principaux avantages du chatbot en entreprise
Mettre en place une solution de chatbot en entreprise présente une vertu majeure : améliorer la productivité des collaborateurs. Mais comment un agent conversationnel peut-il aider les équipes dans leur travail quotidien ? Que peut-il véritablement apporter à une société ? Bilan des principaux avantages du chatbot en entreprise.
Soulager les équipes support au quotidien
Au sein d’une entreprise, les collaborateurs des fonctions support sont souvent accaparés par des questions à faible valeur ajoutée. Et ces sollicitations représentent un véritable handicap pour leur productivité. Car premièrement, elles occupent une grande partie de leur journée. Mais il ne faut pas non plus occulter la charge mentale de ces demandes récurrentes.
De son côté, le chatbot est à l’abri de ces risques. Il a tout son temps et n’est pas sujet au stress ! Il peut aisément prendre en charge ces questions à faible valeur ajoutée et y répondre automatiquement. Par exemple, il peut s’occuper des demandes de congés, des tickets d’incident du helpdesk informatique… Ce qui permet aux équipes RH et IT de consacrer leur temps à des missions plus stimulantes.
Fournir des réponses ultrarapides
Un autre atout du chatbot en entreprise réside dans sa réactivité. Un agent conversationnel est en effet capable de répondre instantanément (entre 0,5 et 2 seconde) au collaborateur qui a posé une question, contrairement à un membre d’une équipe support qui a d’autres activités en cours et qui ne pourra répondre que dans les deux heures. Et cette différence n’est pas sans importance.
Notamment dans le cas du service IT, qui peut faire face à des demandes urgentes. Par exemple, si un employé se retrouve sans accès à son ordinateur, il se verra dans l’incapacité totale de travailler. Le chatbot pourra alors lui venir en aide immédiatement.
Garantir une disponibilité permanente
De même, un chatbot en entreprise travaille 24h/24, 7j/7. Il est donc en mesure de répondre à toutes les questions des collaborateurs, même si celui-ci se trouve dans une situation délicate à 23h ou le samedi après-midi. Un avantage appréciable, avec la flexibilité croissante des horaires de travail.
D’autant que certains salariés de grandes entreprises peuvent évoluer dans d’autres pays, dans d’autres fuseaux horaires… Le chatbot, accessible partout en ligne, restera un interlocuteur à leur écoute, quelle que soit le moment de la semaine.
Centraliser l’information
Par ailleurs, la connaissance d’une entreprise est souvent diluée dans de nombreux documents. Et il n’est pas facile de s’y retrouver. En adoptant un chatbot, une société assure un accès centralisé aux informations, ce qui simplifie les recherches. Par exemple, les équipes RH peuvent faciliter la diffusion de documents importants, comme les règles en matière de congés, d’absence, etc.
De plus, le chatbot permet la diffusion de nouvelles informations en quelques secondes. Pour cela, il suffit de télécharger le document et de le partager avec le reste de l’équipe.
Assurer l’anonymat des échanges
Ensuite, en cas de conflit ou de litige au sein des équipes de l’entreprise, un collaborateur peut ressentir une certaine retenue au moment de poser une question délicate. Car la personne en face de lui pourrait ne pas être neutre.
Avec le chatbot, il peut se sentir libre de s’exprimer de façon totalement anonyme. Avec la garantie que cet échange restera confidentiel. En ce sens, l’agent conversationnel peut faire figure d’intermédiaire de confiance.
Évoluer avec les besoins des équipes
Par ailleurs, un chatbot en entreprise présente l’avantage d’être évolutif. Il comprend en particulier un dashboard intuitif permettant de suivre les questions les plus récurrentes, les sujets les plus abordés…
Et suivre ces résultats est porteur de plusieurs enseignements. Tout d’abord, cela permet d’adapter le chatbot aux besoins constatés, pour optimiser l’expérience collaborateur. Mais cette démarche peut aussi mettre au jour certains manquements au sein de l’entreprise. Par exemple, certaines questions répétitives sur les augmentations peuvent alerter quant au flou régnant au sujet de la politique de rémunération. Pourquoi ne pas organiser alors une présentation à ce sujet ?
Être innovant
Enfin, on ne peut pas passer sous silence l’apport d’une telle démarche en matière d’image. Mettre en place un chatbot dans une entreprise peut témoigner de sa propension à l’innovation. Ce qui peut être apprécié des collaborateurs, notamment pour les plus jeunes générations. Il y a néanmoins beaucoup de cas d’usages possibles pour un chatbot. A vous de choisir les premiers qui auront le plus d’impact ! A cet effet, n’hésitez pas à consulter les cas d’usages les plus fréquents des chatbots en entreprise.
