L’importance de combiner DPO et Chatbot RGPD pour assurer le respect du RGPD

Connaissez-vous les risques auxquels vous vous exposez en cas de manquement au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ? Les sanctions sont potentiellement terribles, bien qu’elles n’aient qu’un caractère « d’ultime recours ». Si une organisation ne suit pas les injonctions de la CNIL après avertissement, elle s’expose à une amende d’un montant maximal de 4 % du chiffre d’affaires ou 20 millions d’euros ! Afin d’éviter d’en arriver là, mieux vaut prévenir que guérir, comme souvent. Combiner un DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données) et un chatbot RGPD est une excellente solution.

L’un est (souvent) obligatoire, l’autre est vivement recommandé

Le DPO est obligatoire pour la plupart des entreprises, organismes publics ou associations. Il peut intervenir en tant que consultant ou être recruté. Sa mission consiste essentiellement à s’assurer du respect du RGPD dans l’organisation afin d’éviter les sanctions éventuelles. Il est donc crucial, mais il ne peut acculturer, aider, conseiller et guider l’ensemble de l’organisation à lui tout seul !

Les limites du DPO ou du service dédié au respect du RGPD

Même si un service entier dédié au RGPD est créé, les limites des DPOs sont rapidement atteintes. Le nombre d’individus travaillant dans l’organisation est une variable qui complique la tâche des DPOs. C’est d’autant plus le cas dans les organisations de plusieurs centaines, voire milliers de collaborateurs. Justement : la vocation du DPO est de mener à bien des missions pour appliquer les règles. Son rôle n’est pas de traiter chaque question relative à ces règles ni d’accompagner individuellement chaque collaborateur dans le respect de ces règles. Même s’il le désire, il ne peut s’y dévouer efficacement, sauf dans les petites structures.

Source : Serda-Formation

Une solution avantageuse : combiner DPO et chatbot

C’est alors qu’entre en jeu le chatbot RGPD. Les chatbots sont les assistants virtuels nouvelle génération, des machines dont le fonctionnement s’appuie sur l’intelligence artificielle pour certaines. D’autres ne font que suivre des scénarios, mais dans tous les cas, ils sont de redoutables atouts. Un chatbot RGPD peut devenir un excellent bras droit virtuel du DPO.

Les avantages avérés et substantiels du chatbot interne

Les chatbots internes en entreprises, organismes publics ou de collectivités ont déjà fait leurs preuves pour améliorer l’expérience collaborateur. De plus en plus d’organisations accueillent leurs chatbots RH pour transformer les services des ressources humaines. Par leur facilité de prise en main, leur disponibilité et leurs connaissances, les chatbots sont également de grands alliés du RGPD. En effet, les chatbots RGPD accompagnent efficacement les collaborateurs dans son intégration et son respect.

Compléter le DPO sans le remplacer

Le chatbot RGPD ne peut se substituer au DPO pour des raisons légales : aucune règle n’impose l’adoption d’un bot (pour le moment). Il est cependant à noter que DPO et agents conversationnels font très bon ménage. Tandis que l’un met en conformité les process avec le RGPD, l’autre guide les collaborateurs au quotidien. Le chatbot RGPD acculture, aide, conseille et guide l’ensemble de l’organisation. Il répond à toutes les questions concernant le règlement européen au moment où elles sont posées. Egalement, il rassure en mettant à disposition toute l’information nécessaire à celles et ceux qui en ont besoin. Enfin, il est véritablement le bras droit du DPO, dont il étend l’influence et les capacités.

Source : Solutions Numériques

Le duo DPO – Chatbot RGPD en action

Prenons un cas de figure concret afin d’illustrer les bénéfices de compléter un DPO par un chatbot RGPD. Ce sont les services marketing, plus précisément marketing digital et growth hacking qui sont le plus impactés par les règles de protection de données personnelles. Cela fait en effet plusieurs années que les données sont l’essence même du marketing. Le RGPD est ainsi perçu comme une énorme contrainte. Une mise en conformité proactive et irréprochable, représentant un travail conséquent, est alors impérative.

Le rôle du DPO pour mettre en conformité le marketing

Le rôle du DPO pour cette adaptation est de définir de nouvelles pratiques, d’en interdire certaines, d’en limiter d’autres et de modifier les process. C’est lui qui, en collaboration avec le(s) responsable(s) du marketing, du marketing digital et du growth hacking, va définir une nouvelle feuille de route. Il ne peut toutefois passer l’intégralité de son temps avec les équipes marketing. Difficile donc de suivre au quotidien les progrès, de répondre aux questions de chacun et d’accompagner. Il le peut, il le doit même, mais il reste limité car tous les autres services comptent également sur lui.

Le rôle du chatbot pour mettre en conformité le marketing

Le chatbot RGPD, lui, ne connait pas du tout les mêmes limites que le DPO pour venir en aide au marketing. Il va donc accompagner les équipes marketing au quotidien, répondre à leurs questions et leur fournir la documentation nécessaire. De plus, il va assurer une présence rassurante et un soutien sans faille auprès du chargé de marketing direct, de l’alternante en marketing digital et de l’assistant marketing opérationnel. En clair, il aidera là où le DPO ne peut aider.

Une équation simple : DPO + chatbot RGPD = Succès !

En résumé, ces deux experts du RGPD forment une équipe de choc ! Ils se complètent et ne se laissent pas tomber. Ensemble, ils permettent à l’ensemble de l’organisation de se mettre en conformité, puis restent disponibles pour maintenir cet état. Vous disposez déjà d’un DPO et souhaitez le compléter par un chatbot RGPD ? Contactez-nous pour en discuter et même tester le nôtre !