Combien de temps faut-il pour lancer son projet d'agent conversationnel de A à Z ?
La mise en place d’un projet de chatbot requiert un certain temps. Et cette durée peut dépendre de vos besoins, ainsi que du partenaire choisi pour vous accompagner. Chez Clevy, nous faisons en sorte de réduire ce délai à quelques semaines. Et ce, sans rogner sur la qualité de la solution que nous vous proposons.
En effet, comme nous l’avons évoqué dans l’article Comment construire son projet de chatbot, un tel projet comprend 5 étapes incontournables. Voici comment nous procédons pour optimiser le temps dédié à chacune, pour une solution fiable et adaptée aux exigences de chaque entreprise.
Étape 1 : Définition des objectifs
Comme abordé dans l’article précédent, cette première étape est déterminante pour tout projet de chatbot. Elle consiste à détailler l’ensemble des besoins et objectifs auxquels l’agent conversationnel doit répondre.
Faire appel à des experts peut ici vous aider à n’oublier aucun aspect essentiel de ce travail, et à aller plus vite. Mais l’idée n’est pas forcément d’être le plus rapide possible. Cette phase étant cruciale, il convient d’y consacrer le temps nécessaire, pour avoir la certitude d’avancer dans la bonne direction.
Étape 2 : Design
Comme on l’a vu, cette étape consiste à principalement à concevoir les fondations de l’outil. Cela comprend donc essentiellement :
- Réunion de lancement avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet de chatbot. Il s’agit notamment de définir les cas d’usage et les facteurs clés de succès de la solution.
- Création de la base de connaissance, via une première série de questions/réponses (par exemple via Excel).
Pour gagner en efficacité, Clevy peut tout d’abord organiser et animer l’atelier initial de cadrage.
Mais surtout, le recours à un chatbot intelligent permet d’accélérer la mise en œuvre de la base de connaissance. Et ce, grâce à l’ajout automatique de différentes formulations correspondant à la même question. Par exemple, la demande « comment je peux poser mes congés ? » entraînera l’intégration simultanée de requêtes comme « je veux poser des congés » ou « j’aimerais faire une demande de congés ». Sans intelligence artificielle, il faudrait au contraire entrer chaque instance de la question.
Durée de l’étape 2 : de quelques jours à une semaine.
Étape 3 : Mise en place
L’étape suivante du projet de chatbot consiste en une phase d’apprentissage et de formation. Et ce, tant pour les utilisateurs que pour l’agent conversationnel. Avec principalement :
- Formation des bêta-testeurs à l’utilisation de la plateforme.
- Formation des administrateurs au back-office.
- Ateliers d’apprentissage pour le chatbot.
Si la solution est suffisamment intuitive, la formation des différents utilisateurs sera relativement rapide.
Ensuite, pour les sessions d’apprentissage de l’agent conversationnel, nous recommandons d’organiser deux ateliers de deux heures chacun, ad minima cinq bêta-testeurs. Cela suffit généralement à enrichir significativement la base de connaissance.
Par ailleurs, il faut s’assurer de laisser un certain délai entre les deux sessions, afin d’adapter les tests aux premiers résultats. En général, il convient de les séparer de quelques jours.
Durée de l’étape 3 : environ une semaine.
Étape 4 : Déploiement
Il s’agit alors des derniers réglages avant le lancement officiel du chatbot. Ce qui implique les missions suivantes :
- Déploiement de l’outil sur les plateformes adéquates : application web, Workplace, Slack…
- Campagne de communication en interne.
À cette étape, le déploiement doit être assez rapide, dans la mesure où il a dû être bien préparé en amont.
Par conséquent, l’enjeu majeur réside ici dans la communication auprès des collaborateurs de l’entreprise. Un aspect trop souvent négligé par certaines sociétés, et qui conduit alors à un faible taux d’utilisation de la solution. Dans ce cas, il peut être judicieux de se faire accompagner par une équipe d’experts, capables de mettre en place rapidement une campagne de communication percutante.
Enfin, dans l’idéal, cette phase doit faire l’objet d’un suivi rigoureux, pour répondre aux premiers retours des utilisateurs. À ce moment, la gestion du chatbot requiert environ 20 minutes par jour, pour ses administrateurs.
Durée de l’étape 4 : quelques jours.
Ainsi, au total, la mise en place d’un projet de chatbot peut s’effectuer en quelques semaines maximum. C’est le cas de Danone, qui a mis en œuvre sa solution sur Workplace en trois semaines, avec l’équipe Clevy.
Étape 5 : Run
Il reste tout de même une ultime phase, celle débutant à partir du lancement. Mais elle ne peut être associée à une durée fixe puisqu’elle s’étend tout au long de la vie de l’agent conversationnel. Elle consiste alors à continuer de l’ajuster aux besoins des utilisateurs et à suivre ses performances.
Et à son rythme de croisière, la gestion du chatbot, par une équipe dédiée, nécessite environ 10 minutes par jour ou 1 à 2h par semaine.
